Retkien ja leirien Peruutusohjeet

Paraisten Merikotkat Ry retki- ja leiritoiminnan varaus- ja peruutusehdot:

Suomen Partiolaiset – Finlands Scouter Ry:n jäsenmaksu tulee olla asianmukaisesti maksettu, jotta lippukunnan jäsen voi osallistua lippukunnan viikkotoimintaan, tapahtumiin, retkille ja leireille. Lippukunnan retkille, leireille ja tapahtumiin ilmoittaudutaan ensisijaisesti Kuksa-jäsenrekisterijärjestelmän kautta. Retken, leirin tai tapahtuman johtaja toimittaa retkikirjeessä tai
tiedotteessa ilmoittautumislinkin Kuksaan, jota käyttäen ilmoittautuminen suoritetaan. Täysi-ikäiset lippukuntalaiset ilmoittautuvat käyttäen omaa PartioID-tunnustaan. Alaikäisten lippukuntalaisten ilmoittautumisen suorittaa huoltaja omalla PartioID-tunnuksellaan. Lippukunnan jäsenrekisterinhoitaja auttaa Kuksan käyttöön ja tunnuksiin liittyvissä ongelmatilanteissa.
Tapahtumamaksut laskutetaan osallistujilta tai alaikäisten osallistujien tapauksessa huoltajilta sähköpostilaskulla, joka lähetetään osallistujan tai huoltajan Kuksaan merkittyyn sähköpostiosoitteeseen. Laskut laaditaan siten, että ne erääntyvät maksettavaksi ennen tapahtuman
alkua. Suoritetusta maksusta tulee lähettää tosite sähköpostilla retken, leirin tai tapahtuman johtajalle. Tämän ei tarvitse olla virallinen tosite, vaan näyttökaappaus maksutapahtumasta riittää. Vaihtoehtoisesti tositteen voi esittää tapahtumaan saavuttaessa paperisena tai älylaitteen näytöltä.
Haastavassa maksuvalmiustilanteessa oleva osallistuja voi pyytää tapahtumamaksulle joustavampaa maksuaikaa tai vapautusta tapahtumamaksusta. Ratkaisuvalta maksuajan pidennyksestä on
lippukunnan rahastonhoitajalla. Maksuvapautuksesta päättää lippukunnan johtajaneuvosto. Lippukunta hinnoittelee tapahtumansa arvioitujen kustannusten perusteella. Tapahtumamaksuissa ei kerätä katetta lippukunnan muun toiminnan rahoittamiseen. Tapahtumamaksut eivät myöskään
sisällä henkilöstökuluja, koska retkiä, leirejä ja tapahtumia toteuttavat aikuiset tekevät partiossa korvauksetonta vapaaehtoistyötä. Retken, leirin tai tapahtuman ilmoittautumisajan päätyttyä tehdään tapahtumaan liittyvät tarvike- ja ruokahankinnat sekä tilataan mahdollinen yhteiskuljetus.
Ilmoittautumisajan päätyttyä tehty osallistumisen peruutus sairastumiseen tai muuhun syyhyn perustuen ei alenna lippukunnalle kohdistuvia kustannuksia ja näin ollen ei vapauta tapahtumaan ilmoittautunutta tapahtumamaksun suorittamisesta. Tapahtumamaksun palautus tehdään ainoastaan
tilanteessa, jossa osallistujalla on esittää lääkärin tai muun terveydenhuollon ammattilaisen laatima todistus sairaudesta. Tällainen todistus tulee toimittaa viipymättä retken, leirin tai tapahtuman johtajalle. Todistuksesta tulee ilmetä, että sairaus on alkanut ennen retken alkua. Tapahtumamaksua
tai osaa siitä ei palauteta tilanteessa, jossa osallistuja kotiutetaan tapahtuman aikana sairastumiseen, koti-ikävään tai muuhun pakottavaan syyhyn perustuen. Mahdollisissa kotiutustilanteissa retken, leirin tai tapahtuman johtaja konsultoi puhelimitse osallistujan Kuksaan merkittyä huoltajaa.
Tässä kuvattuja varaus- ja peruutusehtoja sovelletaan Paraisten Merikotkat Ry:n toteuttamissa tapahtumissa sekä retki- ja leiritoiminnassa. Lippukunta ottaa myös ajoittain osaa Lounais-Suomen partiopiiri Ry:n ja Suomen Partiolaiset – Finlands Scouter Ry:n järjestämiin tapahtumiin. Tällöin
noudatetaan järjestävän tahon laskutuskäytäntöä ja peruutusehtoja.
Nämä varaus- ja peruutusehdot on vahvistettu Paraisten Merikotkat Ry:n johtajaneuvoston kokouksessa 4.2.2018.